Preparación para speakers y panelistas antes de un congreso

Te traigo una historia inspiradora y práctica: cómo logré hacer una alianza con una red que reúne a más de 200 mil profesionales de Recursos Humanos para apoyar a las decenas de panelistas y speakers que participan en los más de 8 congresos que organizan al año.

En este texto te hablaré sobre la importancia de hablar sobre lo que necesita tu empresa, tener claros tus objetivos, poder comunicarlos, y reconocer el valor de tu oferta.

A finales del 2023 fui al ETM Day, el evento de emprendimiento más grande de la región, y me encontré con Ximena Castillo.

Unos meses antes habíamos trabajado juntas cuando le dimos la capacitación de Coaching Vocal Corporativo al equipo entero de Sistema B. Conversando sobre cómo nos iba, le pregunté si podía pasar la voz sobre nuestro servicio entre sus colegas del área. Ella me habló por primera vez sobre la Red de Recursos Humanos. “Deberías ser parte de esta red, todos los profesionales de recursos humanos están ahí”, me comentó.

Ese dato me cayó como anillo al dedo, porque mi objetivo era llegar a las personas responsables de la capacitación y desarrollo de carrera en las empresas, en otras palabras, las personas responsables de Recursos Humanos.

Al llegar de vuelta a la oficina hice mi investigación sobre la Red. Revisé su página web, vi sus redes sociales, y agregué por LinkedIn al Director de Proyectos y Asociados. Le escribí de una vez, el me respondió que le parecía interesante y agendamos una llamada.

Dediqué un rato a entender bien cuáles eran las principales áreas de trabajo de la Red y a preparar un par de ideas de cómo trabajar con Mara Media les podría beneficiar.

El match vino en el área de Coaching Vocal, de una vez ambos identificamos que sería de gran valor ofrecerle ayuda a quienes participan en los congresos como speakers y panelistas. Son personas de alto nivel, con mucha experiencia y de grandes empresas, por lo que para nosotras es una manera de ampliar nuestras redes y darnos a conocer.

5 tips antes de dar una charla grabada

Para este proyecto preparé una versión corta de lo que normalmente trabajamos en las sesiones personalizadas de Coaching Vocal. Es una presentación de unos 40 minutos que va directo al grano: todo lo que debes saber y hacer antes de hacer tu presentación.

En este caso, los paneles y charlas se graban en un estudio y son transmitidos vía Zoom para miles de personas que se conectan desde toda la región. Esto trae ciertas dificultades, principalmente el hecho de que no puedes ver a tu audiencia a la cara, y que es intimidante estar frente a varias cámaras y luces profesionales.

Estos son los 5 consejos que siempre le entrego a los speakers:

1. Aunque ese día no puedas ver a la audiencia frente a tí, prepara tu discurso pensando en ellos. ¿Quiénes son? ¿De dónde son? ¿Qué les podría interesar? ¿Qué sería útil para ellos? ¿Qué es lo principal que quiero entregarles?

2. Siguiendo al última pregunta, antes de empezar a preparar tu presentación deténte a pensar una sola idea principal y escríbela en una oración, ese es tu mensaje clave. Esta definición es para tí, para ayudarte a mantener el foco y definir qué información agregar que aporte a esa idea macro. Te ayudará a dejar por fuera cosas que en lugar de aportar, distraigan.

3. En este contexto, todos los speakers hablarán de la misma área (cada congreso tiene un tema), por lo que es posible que alguna una persona entregue los mismos datos que tú. No te preocupes por eso. Enfócate en presentar la información a tu manera, desde tu punto de vista y tu experiencia. Los datos, estudios, estadísticas y demás son hechos, pero el ángulo y tu análisis son únicos y es lo más valioso para quienes te escuchan.

4. Asegúrate de escribir el saludo inicial y la despedida. Haz un guión para preparar la charla, y a partir de él prepara las láminas de apoyo. Muchas veces las personas se enfocan demasiado en el contenido, y al momento de estar frente a las cámaras no saben como comenzar o cómo cerrar la charla, aumentando los nervios.

5. Practica la charla en voz alta, moviéndote en el espacio y grábate con video. Sé que es incómodo, pero es la mejor manera de identificar que funciona y qué no. Presta atención al contenido, pero también a tu forma de expresarte, tu voz, las expresiones y el movimiento del cuerpo. Practica con tiempo y haz los ajustes necesarios para que el día del evento no tengas que hacer correcciones de último minuto.
   

Si te gustaría recibir ayuda personalizada para preparar una charla importante, te invito a conocer nuestra capacitación de oratoria, el Coaching Vocal. Agenda una llamada de 30 minutos conmigo para hacer un diagnóstico y contarte sobre las opciones que tenemos disponibles para ayudarte.